Preparación para el éxito
Comunicación, Oratoria

10 claves para la Preparación de una Charla o Conferencia

El éxito de una charla o conferencia se empieza a poner en juego en el proceso de preparación y conviene tener en cuenta una serie de consejos y técnicas que nos aseguren que el contenido, la duración y la transmisión del mensaje son óptimos.

En una entrada anterior proporcionamos una introducción al arte de hablar en público con 14 recomendaciones generales sobre lo que no se debe hacer . Hoy hablaremos de la preparación teniendo muy presente que es, sin lugar a dudas, la parte más importante de todo el proceso que lleva a que una charla o conferencia sea un gran éxito.

Los objetivos de la preparación serán:

1.- conseguir un contenido interesante y bien elaborado que se adapte al público y las circunstancias

2.- que dicho contenido se presente dentro de un esquema claro que nos asegure que el público aprende sobre el tema en cuestión y, a la vez, disfruta de un rato agradable para su mente y su corazón.

3.- lograr un dominio sobre el contenido, el esquema y los instrumentos que utilizaremos (palabras, gestos, imágenes, espacio físico, etc.) para transmitir el conocimiento a los demás de manera efectiva.

Veamos cómo pueden conseguirse estos objetivos analizando los 10 aspectos esenciales de la preparación de una charla o conferencia.

1.- EL PÚBLICO

Lo primero en lo que tenemos que pensar es en el público que va a asistir al acto y en qué contexto se va a realizar. En un entorno académico serio (apertura de curso, conferencia de ingreso en un órgano científico…) hemos de pensar que los que nos escuchan estarán atentos, interesados y mantendrán la atención, porque esperan que estimulemos principalmente su mente. En ese caso ocupar un atril, seguir un documento, mantener una argumentación precisa y detallada, etc…, puede ser muy importante.

Desde mi punto de vista sólo en un caso similar está justificado el mantenerse detrás de un atril o de una mesa y seguir los papeles con rigidez. En cualquier otro supuesto, incluso en los congresos académicos, el público agradecerá que hagamos uso de la retórica y de la elocuencia, que usemos el espacio disponible, que les hablemos directamente sin “parapetarnos” detrás de ningún mueblo o elemento y si puede ser con un micrófono que nos deje libres las manos. Tenga en cuenta que para su público aprender es gratificante, pero si además logra que disfrute conseguirá una mayor profundización en el aprendizaje, lo que también significa un recuerdo más duradero.

Hay que olvidar ya el prejuicio que afirma que las buenas charlas, las que tienen un contenido interesante, suponen la lectura de un papel. En realidad se puede ser igual de científico, preciso y se puede argumentar con la misma fuerza racional sin apoyarse en un documento como si fuese una muleta aunque, eso sí, le exigirá más esfuerzo. ¿No estaremos utilizando el argumento de dar una imagen más seria para ahorrarnos ese esfuerzo adicional que hará que nuestra conferencia sea recordada como excelente?

Ahora bien, esto no es lo único importante. Usted debe adaptar todos los elementos al público que va a asistir al evento -en todo caso. Debe vestirse de manera apropiada a la situación y adaptar el lenguaje y los ejemplos que utilice al nivel cultural y a los intereses de su auditorio.

2.- DURACION

Evidentemente la duración es un elemento fundamental para preparar el contenido e incluso las formas. Tenga muy presente cuál es el tiempo de su intervención para adaptar los consejos del apartado siguiente:

3.- CONTENIDO

La conferencia debe estar dividida en partes, sobre todo si es extensa, pero éstas tienen que estar bien unidas, desde el principio y hasta el final.

El primer consejo no puede ser otro: prepárese bien. Hable sólo de lo que sabe y aún así actualícese en las semanas o días previos al evento. Recuerde siempre que un experto es capaz de preparar y hacer comprensible su mensaje sin simplificarlo en exceso, mientras que alguien que no domina la disciplina dejará insatisfecho a una gran parte del público porque, al querer simplificar, lo que hará es quedarse en lo superficial. Sólo quien tiene verdaderos conocimientos es capaz de presentarlos de manera didáctica pero correcta, incluso a otros especialistas.

El extremo opuesto es querer contar demasiadas cosas. Existen libros, revistas especializadas y artículos científicos que puede citar o autores a los que puede referirse, pero si se impone a sí mismo el requisito de presentar demasiados argumentos o detalles confundirá al auditorio y no conseguirá expresar lo que desea. Su mensaje se dispersara entre una nube de nombres y referencias.

Comience por pensar en tres ideas claves y ordénelas de manera que formen una estructura. Puede optar por un relato explicado en tres fases (introducción, punto clave y conclusión) o seguir una vieja norma de la lógica y presentar dos premisas de las que surge una conclusión. También puede centrarse en una sola idea y prepararla con dos argumentos preliminares que la presenten con fuerza. En todo caso intente no abarcar más de tres ideas, incluso si su conferencia cuenta con mucho tiempo.

4.- PRESENTACION DE LAS IDEAS CENTRALES

Tome cada una de las tres ideas. En primer lugar dígala, a modo de titular., puesto que es el mensaje que quiere que se fije en el recuerdo. Después argumente a su favor (puede utilizar elementos históricos, científicos, artículos de prensa, argumentos racionales o emocionales, vídeos o lo que necesite, según el caso). Recuerde que en la comunicación tan importante como el contenido del mensaje son las emociones en las que éste cabalga hacia los receptores. Tenga también en cuenta las emociones que es previsible que aparezcan en el auditorio, aunque usted no las transmita. Un error demasiado común es provocar voluntaria o involuntariamente emociones en el auditorio y perder el control sobre cómo afectan a la recepción de nuestras palabras. Tenga muy presente las emociones: tanto para usarlas a su favor como para que no trabajen en su contra.

Finalmente concluya reafirmando la idea. Repítala. Explique por qué lo dicho anteriormente la prueba o hace plausible y, para seguir adelante, prepare el enlace con la siguiente idea.

5.- EL PRINCIPIO Y EL FINAL

Son dos partes decisivas. La primera impresión es muy importante. Con ella conquistará al público o lo pondrá en su contra, mostrará que su discurso va a ser interesante o proclamará a los cuatro vientos que toda la sala se va a aburrir terriblemente.

El final es lo que más recordarán los oyentes. Tiene que cuidarse de que el mensaje final sea claro y que recoge toda la conferencia. Puede ligar la idea conclusiva con las dos anteriores y dejar así la impresión de un discurso perfectamente completo.

Según cómo sea el auditorio una estrategia eficaz que puede serle útil es dar comienzo con una historia, a ser preferible personal o en la que se incluya un sentimiento personal (admiración, sorpresa, alegría… “Voy a comenzar contándoles un hecho que me conmovió profundamente…). Esta historia debe de estar muy bien preparada: su introducción servirá para aterrizar en la primera idea pero, lo que es un efecto muy eficaz, tenemos que volver a ella en la conclusión y que nos sirva para reafirmar el mensaje que queremos transmitir e incluso para recoger las tres ideas que nos han servido de pilares en el discurso.

Puede parecer difícil, pero consiste en pensar un rato, tener creatividad, afinar el discurso, ¡y el resultado es espectacular!

6.- EL USO DEL ESPACIO

Usar con sentido el espacio disponible en la sala o en el escenario aumenta considerablemente la conexión con el público y la comunicación. Es muy útil transformar el espacio en un esquema relacionado con el contenido. Así, por ejemplo, puede situar el pasado en una zona imaginaria fija, en el centro del escenario ubicar el presente y en el otro extremo el futuro, y moverse suavemente hacia un lado u otro según de qué momento temporal esté hablando.

El público comprenderá inmediatamente este esquema si usted lo enfatiza con ciertos gestos, como señalar la dirección de su movimiento cuando esté avanzando hacia el futuro. Este tipo de técnicas tan sencillas mejoran la comunicación, nos sitúan mejor en escena dotando de sentido a nuestros movimientos y sirven como elemento adicional para dar estructura a la intervención.

He puesto como ejemplo una variación en el tiempo, pero usted puede pensar en otro esquema que pueda aplicar (tiene que ser simple y claro): lo que es correcto-lo que es incorrecto, las acciones que llevan al éxito-las que llevan al fracaso, lo que nos mantiene alegres-lo que nos entristece, las técnicas que se aplicaban en el pasado y las que se están desarrollando para el futuro, etc.

7.- LAS ARGUMENTACIONES DIFÍCILES

El público espera de usted que les acerque sus conocimientos de una manera que puedan asumirlos con facilidad, pero no desea que los reduzca a una explicación superficial que no aporte información relevante. Hay aquí un equilibrio que a veces resulta complicado mantener.

En ocasiones explicar algo con precisión nos impone acudir a datos científicos, a textos legales, a variables estadísticas, etc., y hay que adquirir, con la reflexión, la práctica y siempre teniendo presente el público al que nos dirigimos, un criterio sobre hasta qué punto involucrarnos en explicaciones complejas.

El primer consejo que le daría es que en este tipo de situaciones recurra al apoyo de medios audiovisuales: si tiene que pronunciar el nombre de una persona poco conocida será más fácil leerlo -incluso mostrar una fotografía permitirá un cierto acercamiento psicológico-, sucede lo mismo si se trata de una ley, porque las normas legales suelen tener títulos complejos. Una serie de datos estadísticos se presentan mejor con el apoyo de una tabla o de una gráfica, una descripción científica con alguna imagen que la apoye etc.

También puede preparar un esquema para la ocasión. En estos casos suele ser ventajoso hacerlo usted mismo -si posee los conocimientos necesarios-, porque así logrará adaptar mejor el esquema al contenido de su conferencia y a su auditorio. No es irrelevante que se sirva de símbolos que puedan ser familiares o cercanos a su público, incluso que se apoye en unos iconos u otros según su edad o condición cultural. Incluso el uso de los colores, u otros referentes que identifiquen la institución que le acoge… todo con el objetivo de que quienes le escuchan se sienta cómodos, se identifiquen con lo que se les presenta y disminuya así la impresión de “penetrar un terreno desconocido” cuando nos enfrentamos a cuestiones complejas.

Por último y a no ser que sea imprescindible mantener un tono argumentativo intenso y complejo debido a la dificultad de la cuestión y el público al que se dirige (en un congreso internacional, por ejemplo), debe servirse de los argumentos difíciles sólo para dar una base científica o simplemente más seria a su discurso, o bien aportar datos relevantes que quienes escuchan deban saber para entender bien de qué está hablando y sus implicaciones reales. En todo caso, cuando “salga” del argumento tome un poco de tiempo para relajar al auditorio. Es el momento para una broma o sencillamente para pedirles a todos que respiren hondo, o para hacer un breve resumen de lo que se ha dicho hasta el momento… Rebaje el tono, mire a los ojos a quienes tiene delante, diríjase al público de manera directa… son pequeñas técnicas que buscan asegurar que se mantiene la conexión entre usted y sus oyentes.

8.- USE SU LENGUAJE

La naturalidad y la simpatía son elementos decisivos para un buen orador y ambas se adquieren con la experiencia. Sin embargo, ¡póngaselo fácil a usted mismo!: es verdad que hay que adaptar el lenguaje, pero dentro de los niveles y expresiones que le resulten cómodas. Si intenta hablar como lo haría otra persona no va a transmitir naturalidad, sino extrañeza, y no conseguirá comunicar. A la hora de escribir su conferencia, y después de pensar en el público, piense en usted, porque tiene que sentirse cómodo con el vocabulario, los ejemplos, las ideas,… para poder hacerlas propias y expresarlas desde su interior con fluidez.

9.- LA POSICION DE PARTIDA

Evidentemente el lenguaje corporal es muy importante y por eso insistimos en presentarse completamente visible ante el público -si es posible-. Esta situación puede impresionarnos, porque resulta más cómodo esconderse tras una mesa o un atril, pero mejora muchísimo la comunicación y permite el uso inteligente del espacio.

Sin embargo, existen técnicas que nos ayudarán a sentirnos más seguros. Una de ellas es practicar ante el espejo una “posición de partida” o “posición central”, que será con la que empecemos y a la que volvamos repetidamente, porque así sabremos exactamente qué imagen estamos mostrando ante el público y mantendremos un mayor control de nuestra corporalidad.

La posición de partida debe ser relajada, con un brazo cómodamente hacia abajo (tal vez los dos, depende de la postura que le otorgue mayor seguridad) y el otro preparado para empezar a hablar o continuar. Debe permanecer erguido y con la vista hacia delante, más bien alta. En realidad depende mucho -como digo- de que usted se sienta cómodo, relajado y seguro, porque es justamente esto lo que la posición de partida debe de transmitir a los demás… y a usted.

10.- POR ULTIMO: IMAGINE

Imagine el momento, imagine el lugar (que es muy conveniente conocer de antemano, si no puede ser directamente a través de fotografías), imagine cómo dirá esta o aquella frase, cómo dará paso a una imagen, esquema o gráfico, imagine qué tono usará en la entrada y en el final de la conferencia, cómo se despedirá…

Imagine también con qué gestos acompañará las frases más importantes, las tres ideas en las que ha dividido la charla o algún momento emotivo (si ha incluido alguno). No debe darle vergüenza practicar ante el espejo para mejorar el gesto, la posición corporal, etc… Y, sobre todo y esto es muy importante, permítase imaginar el éxito y gane confianza en sí mismo: la confianza en sí mismo crecerá si se prepara con esmero y es la principal herramienta para hablar ante el público ¡Confíe en usted, porque lo puede hacer muy bien!

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