Ya contextualizado en mis dos anteriores post:
Los aspectos relacionados con las diferentes fases de las reuniones de equipo, recogidos los elementos mas relevantes de la reunión estándar, (llamo estándar a la reunión celebrada por los equipos que no organizan ni programan de forma exhaustiva sus reuniones y que las celebran alternativamente de forma quincenal, semanal o mensual en función de lo que denominan “según las necesidades”), parece procedente abordar ahora los diferentes tipos de reuniones que en su conjunto permitirán a un equipo desarrollar completamente su modelo de comunicación interna.
Antes de continuar quiero expresaros que lo que parecerá a priori como un modelo excesivamente estructurado, rígido y hasta incómodo de poner en práctica, se convierte en un corto plazo de tiempo y con la práctica, en una manera natural de comunicarnos, en un espacio reservado a manifestarnos, que permite evitar que nos abordemos en los pasillos, que nos interrumpamos constantemente y que impida una comunicación apropiada en la que todos los miembros del equipo puedan tener las mismas oportunidades de manifestar su opinión.
Por otra parte y lo expreso sin modestia alguna, no os quepa duda de que lo relevante para un equipo es habilitar todas las rutas posibles de comunicación entre sus miembros. Fomentar la cohesión, contribución, cooperación, colaboración, vulnerabilidad, capacidad para abordar los conflictos, responsabilidad y compromiso solo se puede gestionar desde un escenario superior: LA COMUNICACIÓN CON MAYÚSCULAS. Solo así, alcanzaremos buenos resultados.
Con tales antecedentes, parece lógico que los distintos tipos de reuniones debieran servir para completar y recoger los diferentes modos de abordar todas las necesidades inherentes y que permitan a un equipo una comunicación de alto desempeño. Así, aquí y ahora, os recojo las seis reuniones de equipo que desde mi puesta en práctica sostengo su plena utilidad.
La primera reunión: “El café de la mañana”
De pie, en círculo y durante el tiempo que dure el café matinal, 10 minutos, no más. Cada miembro del equipo, de forma ordenada informa al resto de las actividades previstas y que va a realizar ese día. Es una información flash, de la que no debiera surgir debate alguno. Se trata de que todo el equipo conozca el nivel de ocupación del resto, de que todos tomemos conciencia de la orientación hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos de sus compañeros y sobre todo que todos contemos y tengamos la misma información sobre las actividades del resto.
Además, cuando conocemos la agenda prioritaria de nuestros compañeros somos más o menos condescendientes a la hora de contar con ellos o requerir su colaboración para actividades que surgen en el día y que no estaban inicialmente programadas.
La segunda reunión: “La semanal de programación y resultados”
Si tuviera que poner un titular que la definiera, este sería: “90 minutos de eficacia”. Un orden del día estandarizado y recurrente que tiene la siguiente estructura:
- Cada miembro cuenta al resto la evolución de sus actividades en la semana vencida.
- Expresa el grado de cumplimiento en función de los indicadores de medida establecidos.(ratios que indican si progresamos o no hacia el objetivo previsto).
- Por último les hace participes de su agenda para la siguiente semana.
El gran problema de la reunión semanal es que si no somos muy disciplinados, la reunión puede confundirse en una de seguimiento mensual incluso pueden surgir asuntos de carácter estratégico que a falta de control pueden desbordar el tiempo de reunión y convertirla en interminable, poco placentera y alejada de su objetivo.
En esta reunión, el espacio reservado al debate es mínimo, como máximo de 30 minutos al final de la misma y siempre que todos los integrantes hayan tenido su oportunidad de participación.
Así mismo, de cara a una correcta calendarización y programación, es muy bueno, en aquellos formatos que lo permiten y la semanal lo permite, establecer un día y hora fija para su celebración: Todos los viernes a primera hora puede ser una buena opción para la celebración de la reunión recurrente semanal.
La tercera reunión: “La urgente”
Esta tercera, representa para algunos, el único formato posible de reunión, para estos, habitualmente líderes autoritarios o simplemente profesionales caóticos y carentes de ortodoxia, la definición de urgente es equivalente a decir que “todo lo que digo lo es”. Incapaces de programar la semanal y mensual, de celebrar la del café diario, pues cuando estos llegan todo el mundo lo ha tomado, encuentran en la “urgencia” la última justificación para convocar vía exprés reuniones que rompen con la agenda de todos aquellos que sin remedio por su condición de acólitos, se sienten obligados a asistir.
Origen diferente tiene aquella reunión convocada, cuya condición de urgencia se encuentra plenamente justificada, sus caracteres deberían ser:
- El objeto de la convocatoria de una reunión por esta vía, debe siempre obedecer y estar supeditado a un verdadero sentido de la urgencia.
- Su tiempo debería ser coherente y respetuoso con la planificación y programación diaria preestablecida.
- Tal convocatoria debería justificarse, en esta ocasión más que en ninguna otra, en la necesaria y urgente adopción de decisiones
- En última instancia este tipo de reuniones, de caótico formato en cuanto a su modo de convocatoria, suelen convertirse en altamente operativas y útiles.
La cuarta reunión: “La de seguimiento mensual”
Otro gran titular para ella: “ La estrella de las reuniones de equipo”.
Manejar los tiempos como os parezca, pero siempre en coherencia con el hecho de que el tiempo asignado a cada asunto debe estar alineado con su sentido de importancia y urgencia.
Las características de este tipo de reunión están suficientemente especificadas en los dos primeros post referidos a esta trilogía sobre las reuniones de equipos, así : “ Trabajo en equipo: Como gestionar reuniones altamente eficientes” y “ Claves para realizar reuniones de equipos eficientes: Fase central”.
En cualquier caso, esta reunión debe estar sujeta a un orden del día, programado y comunicado con suficiente antelación a todos los miembros del equipo. Debe tener como toda reunión, hora de comienzo y también de finalización, y por último, no olvidéis que a partir del minuto 120 comienza la ineficiencia, si precisáis más tiempo suelo sugerir dividirla en dos partes los primeras dos horas antes del almuerzo o comida y después el resto.
La quinta reunión: “La estratégica trimestral”
Para esta como para todas, os sugiero agendarlas con plazo suficiente, si cabe para este tipo de reunión en mayor medida, dado que su formato nos exige un día completo de dedicación para su correcto desarrollo.
Las características básicas de esta reunión estratégica son las siguientes:
- Celebrarla fuera del lugar habitual de trabajo (oficina, taller, fábrica, etc.), puede ser un salón contratado en un hotel, un espacio de reunión en un entorno natural, etc., en todo caso, unas instalaciones que nos permitan encontrarnos cómodos, tranquilos y totalmente ajenos a nuestro escenario de trabajo diario. Se trata en términos expresados por Willian Ury, de que “nos subamos al balcón”, lo que significa tomar perspectiva de nuestro quehacer diario desde una cierta distancia tanto de carácter cuantitativo como cualitativo.
- Aprovechar la mitad del día para que algún externo invitado, nos imparta alguna formación, taller o jornada de outdoor/indoor training, orientado a la mejora de competencias de equipo, o sencillamente aprovechar la mitad de la jornada para que algún miembro del equipo presente algún proyecto estratégico de próxima implantación y que por su importancia y transcendencia para el conjunto de la organización haga relevante su conocimiento por parte de todos los asistentes
- La sesión central de esta jornada de trabajo debe orientarse al seguimiento del plan estratégico de la compañía, el discurso y el debate debe estar en todo caso más centrado en la misión/visión y por ello debe contemplar asuntos más orientados al medio/largo, que al corto plazo.
La sexta reunión: “El Evento o convención anual”
Su titular: “Una para todos, todos para una”
Esta reunión es mucho más que eso, es el evento, representa el gran momento de medir nuestra fuerza y potencial como organización empresarial, a él acude toda la organización, según estructuras pueden acudir, todos aquellos con responsabilidad o simplemente todos.
Su mes de celebración suele coincidir con la primera semana de diciembre, en estas fechas, en muchas organizaciones el trabajo del ejercicio ya está finalizado. Ahora es el momento de recordar al conjunto qué fue lo que nos propusimos en la anterior convención, donde estamos ahora y qué hemos conseguido. También es momento de proyectarnos al futuro y presentar que es lo que vamos a hacer en el próximo ejercicio, se trata de dibujar las grandes líneas estratégicas al conjunto de la organización.
No hay nada que fomente en mayor medida el sentimiento de pertenencia y la retención del talento que hacer sentir a todos y cada uno de nuestros compañeros que juntos pertenecemos a algo mucho más grande, que tenemos proyecto, que hemos alcanzado buenos resultados, que cada día luchamos por medir de manera más objetiva el desempeño de cada miembro, en suma que somos una organización con capacidad para “hacer lo que decimos que vamos a hacer”.
Esta, es la que fomenta la hermandad, el saludo a compañeros que hace meses que no vemos, la que permite el acercamiento a algún mando estratégico con el que llevamos meses pretendiendo que nos reciba, es la que nos permite el intercambio de conocimiento interdepartamental e interpersonal con otros con los que habitualmente no mantenemos relaciones de cercanía, es aquella a la que asistimos sintiéndonos orgullosos de que nos hayan convocado, es también un espacio para la celebración de los éxitos y de los nuevos proyectos. Es una reunión orientada a la acción positiva a la que asistimos con gran cantidad de energía nerviosa.
Su lugar de celebración y los actos e intervenciones deben en esta convocatoria orientarse en mayor medida, a la celebración, al éxito, a las nuevas oportunidades y al crecimiento profesional, todo ello enmarcado en un escenario de espectáculo de carácter formal con tintes atrevidos que retengan la atención plena de toda la organización.
¿Con cuántas de estas reuniones te quedas? ¿Cuáles de las descritas consideras imprescindibles? ¿Cuál debería ser el objeto de una reunión? ¿Para qué reunirse si constantemente nos vemos? ¿Hasta dónde consideras la reunión como una herramienta imprescindible para la comunicación en equipo?. ¿Qué otras respuestas necesitas? ¿De qué manera crees que te podemos ayudar?
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