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Gestión del tiempo, Habilidades & Competencias

Sistema GTD: Guía definitiva para la gestión del tiempo

“El tiempo es oro”  ¿Qué piensas de esta afirmación? Quiero hacerte reflexionar un poco más. Si un médico te dijera que tienes una enfermedad en su fase terminal y que te queda una semana de vida … ¿Podrías comprar otra semana con oro? Querido lector, el tiempo no es oro, el tiempo es vida y quizás -y sólo quizás-, este artículo te pueda ayudar a gestionar un poco mejor tu tiempo, a gestionar un poco mejor tu vida.

La mía es tremendamente complicada: muchos proyectos, viajes, formaciones, etc … y son muchos los sistemas que he probado para gestionar eficientemente mi tiempo. Sin lugar a dudas de todos ellos me quedo con el sistema desarrollado por David Allen: GTD (Getting Things Done). Quiero, mediante este post, darte unas pautas para que puedas implementar el sistema si es que crees que puede ayudarte.

Una de las cosas que más me atrajeron del GTD es su gestión de la energía y estado emocional. Sin lugar a dudas el mayor ladrón de nuestro tiempo (de nuestra vida) es nuestro propio estrés (si quieres saber más te aconsejo este otro post sobre los llamados estrés bueno y estrés malo).

El sistema se basa en tener todas tus tareas fuera de tu mente, guardadas en soportes físicos o soportes digitales. Gracias a ello lograrás:

  • Mantener a raya tu estrés: una de las principales fuentes de estrés es la sensación de tener muchas tareas que hacer. A esto hay que añadir la sensación de olvido de algo importante.
  • Optimizar tu memoria a corto plazo o memoria de trabajo:  Son estructuras y procesos usados para el almacenamiento temporal de la información. Nos permite integrar percepciones instantáneas y combinarlas con recuerdos de experiencias pasadas. Para ello interviene la corteza prefrontal, sede de las funciones cognitivas y que resulta fundamental para la reflexión, resolución de problemas, elaboración de estrategia, ejecución de problemas matemáticos, lectura comprensiva, etc. Esta memoria es limitada por lo que si quieres optimizarla deberás tener la información estrictamente necesaria para ejecutar la tarea que estás realizando en un momento determinado. Tener el recuerdo de que debes hacer la compra después del trabajo mientras haces el dossier anual de presupuestos no es precisamente eficiente.

Y ahora vamos con el Sistema GTD. Está basado en cinco fases:

Fase 1: Recopila

Objetivo: sacar todo de tu mente, gestionar tu estrés y optimizar tu memoria de trabajo.

¿Cómo?

Recopila en bandejas de entrada (físicas o digitales) todo lo que merece tu atención, todo lo que debas o quieras hacer. Las bandejas deben de ser soportes seguros donde no se pierda la información. Deben de ser tantas como necesites buscando siempre un equilibrio que no dificulte su gestión. Procesa y organiza tus bandejas de entrada regularmente.

Fase 2. Procesa

Objetivo: Procesar todo lo que hay en las bandejas de entrada que previamente has sacado de tu mente.

¿Cómo?

Toma decisiones de qué hacer con cada uno de los elementos de tus bandejas de entrada:

Si no requiere acción, archívalo si lo necesitas en un futuro o directamente deséchalo si crees que no lo necesitarás nunca.

Si requiere acción:

  • Hazlo si te lleva menos de dos minutos.
  • Delégalo si no es tu responsabilidad y ponlo en la lista en espera.
  • Posponlo y llévalo a una lista de proyectos o a la lista de próximas acciones.

Fases 3. Organiza

Objetivo: Agrupar en categorías identificables y revisables todas tus tareas.

¿Cómo?

Identifica las cuatro categorías clave:

  • Una carpeta con cada proyecto que te has comprometido a hacer. En cada carpeta recoge todas las tareas que requieren cada uno de los proyectos.
  • Acciones agendadas que deben de ejecutarse en un momento concreto
  • Próximas acciones: Tareas que deben ejecutarse lo antes posible. (ya … es tarde)
  • En espera. Acciones delegadas en las que eres tú el responsable.

Algunos consejos para esta fase:

  • Divide y vencerás. Añade subtareas a cada tarea para facilitar su uso (llamadas, recados, envío de mails, etc.)
  • Ayúdate de diagramas organizativos o diagramas de flujo.
  • Ten la información necesaria para ejecutar cada una de las tareas muy accesible.
  • Haz una carpeta de posibles acciones para momentos posteriores (listas de algún día e ideas inspiradoras)
  • Ten una carpeta que recoja listas con metas, valores y visiones a largo plazo.

Fase 4. Revisa

Objetivo: controlar todo el flujo de trabajo.

¿Cómo?
  • Revisa a diario tanto el calendario como la carpeta de próximas acciones.
  • Revisa semanalmente el flujo de trabajo para purgar, actualizar y mantener el sistema.
  • Revisa la carpeta de metas, valores y visiones a largo plazo tan a menudo como sea necesario para mantener tu lista de proyectos completa y actualizada.

 Fase 5. Actúa. Sin acción no hay GTD

Objetivo: Ejecutar las tareas en tiempo y plazo.

¿Cómo?

Ejecuta y agenda las acciones en función de:

Sé flexible en la estrategia. Cuándo lleguen nuevas tareas valora su importancia con respecto a las que estás ejecutando. Vuelve a usar la matriz de prioridades. 

Mientras estás en fase de hacer y ejecutar las tareas ten cuidado con los ladrones del tiempo. En este post te doy algunos consejos para mantenerlos a raya: Ladrones del tiempo. clic aquí

Divide el día en segmentos de 45 minutos y agenda las tareas en estos segmentos. Descansa 5 minutos entre cada segmento. Descansa 15 o 20 minutos cada dos segmentos. Tu cerebro necesita descanso para trabajar de forma óptima. Haz clic aquí para conocer un poco más como funciona.

Para terminar quiero dejarte, a modo de infografía, el flujo de trabajo definido por el sistema GTD (haz clic aquí para descargar el pdf). Además te dejo un link a un software totalmente gratuito que yo uso y con el que puedes implementar fase a fase el sistema GTD. (clic aquí para ir a wunderlist)

Espero que el sistema GTD de David Allen, resumido en este post, te ayude a manejar de mejor manera tu tiempo y puedas tener un poco más de vida. Quedo a la espera de tus comentarios y opiniones al respecto.

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3 thoughts

  • Muchas gracias y totalmente de acuerdo. Lo dificil está en interiorizar el proceso hasta el punto de ser un mero ejecutor de dicha gestión. El cerebro se debe estructurar y educar para ello y no todo el mundo dispone de dicha estructura mental, de ahí las grandes diferencias y las causas de los llamados “estres”

    • Estoy de acuerdo. Todo hábito necesita de su tiempo para integrarse. Es cuestión de atención, constancia y repetición del hábito hasta que se instaure la rutina. Una vez integrada seremos más productivos.
      Gracias por tu comentario

  • Totalmente de acuerdo con la importancia de gestionar, y puedo dar fe de que en GTD podemos encontrar un sistema confiable

    He visto a muchas personas fracasar una y otra vez al intentar implementar, este que para mí es de los mejores sistemas de productividad personal que existen. Y creo que la raíz de todo esto es que lo primero que vemos de GTD solo este enfoque que abarca el controd del día a día.

    Ni que decir tiene que esta parte, en el artículo está muy bien explicado

    Con la intención de que los que entren en el sistema GTD no fracasen, hago la siguiente observación :

    El sistema GTD se basa en dos elementos : Control y Perspectiva

    – estableciendo objetivos de arriba a abajo
    – externalizando nuestra mente en un sistema
    – para focalizarnos en los niveles de perespectiva

    Como resultado el sistema :

    – Mantiene el Control del día a día ( enfoque horizontal) = EFICIENCIA
    – Integrando este Control a los Niveles de Perspectiva ( enfoque vertical) =EFICIENCIA

    Por lo que a quien se quiera iniciar en GTD le aconsejaría que , a nivel cognitivo (teoría del sistema ) le diese prioridad a conocer y comprender el enfoque vertical , antes que el horizonal , que es el que está magnificamente viene expuesto en el artículo

    Eso sí, para comenzar a utlizar el sistema, la acción propiamente dicha, he comprobado que como mejor funciona es comenzando por el Control ( enfoque horizontal) , por el esquema de Flujo GTD de arriba

    ¿Porqué?

    Porque es muy difícil concentrare en grandes metas, si con comenzamos controlando el día a día.

    Después, una vez vaciada nuestra mente y con el control del día a día podremos ver claramente los horizontes en los que nos tendremos que focalizar ( los 5 niveles de perspectiva)

    Para rizar el rizo como 3º eje ( eje X control, eje Y perspectiva) añadiría el eje Z…la “Revisión”, conectando a los otros dos enfoques , dándoles un sentido completo.

    Resumiendo , como dirían en mi pueblo “tanto correr y tanta tontuna con que si la ropa , las zapatillas, la ténica…si no sabes pa donde vas ..muchaachoo…que lo que buscas está pal otro laaoooo”

    Gracias por tu publicación , espero tus próximos post, siempre tan didácticos y sobretodo prácticos

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