Ladrones de tu tiempo: los ladrones de tu vida

Ladrones del tiempo

Tienes toda la mañana controlada. Has planificado hasta el más mínimo detalle, sientes que serás tremendamente productivo e intuyes que terminarás todas tus tareas. Abres el e-mail …. ¡¡y allí está!! EL MARRÓN DEL DÍA QUE FASTIDIA LA PLANIFICACIÓN.

Ladrones de tu tiempo. Los ladrones de tu vida.

En el post sobre el sistema GTD reflexioné sobre la relación entre tiempo y vida. Si lo piensas bien, esos ladrones no sólo roban tu tiempo, en realidad están robando parte de tu vida porque el tiempo no es oro… el tiempo es vida.

Qué hacer con los ladrones del tiempo.

Identifícalos. Lo primero de todo es identificar a todos y cada uno de los ladrones de tu tiempo. Sólo conociendo a tu enemigo podrás diseñar estrategias para neutralizar o minimizar el impacto negativo que tendrán en tus planificaciones diarias.

Conoce a tu enemigo y conócete a ti mismo, y saldrás triunfador en cientos de batallas SUN TZU

Haz una lista con tus principales ladrones de tiempo y diseña planes de contingencia para cada ladrón. Aquí te muestro algunos de ellos y sus posibles soluciones:

Ladrón del tiempo 01: Email.

La eterna bandeja de entrada es uno de los principales ladrones de tu tiempo. Haz las tareas importantes y urgentes antes de abrir el correo electrónico. Cuando hayas terminado puedes abrir los correos en busca de más marrones. Ahora, con el trabajo hecho, los afrontarás de mejor manera.

Planifica segmentos del día para gestionar y responder a los correos electrónicos. Cierra las alertas y correos mientras estás ejecutando otras tareas. ¡No eres consciente del tiempo que se pierde simplemente mirando constantemente las alertas aunque no las atiendas! Un momento para cada cosa y cada cosa en su momento.

Ladrón del tiempo 02: Llamadas.

Puedes usar el mismo consejo de los email para las llamadas (siempre que no trabajes atendiendo el teléfono de emergencias ;-)) En serio, este consejo no valdría para personas en las que su trabajo sea atender el teléfono. Si no es así, puedes apagar el teléfono en un intervalo de 45 minutos mientras haces una tarea y atender después las llamadas perdidas. Eres mucho más productivo cuando haces una única tarea a la vez. Después del uno el dos.

Yo estaba obsesionado con la atención total al cliente. Contestaba llamadas y correos casi al instante. Sentía que no tenía control sobre mi vida. Cuando empecé a trabajar como formador me di cuenta de una cosa. Puedo tener el teléfono apagado las ocho horas que dura una formación y cuando salgo… ¡¡¡Tachán !!!  ¡El Mundo sigue ahí, tal y como lo había dejado!

Ladrón del tiempo 03:Estrés

Es curioso, el estrés es un proceso en el que se desencadenan un conjunto de reacciones a nivel biológico, psicológico y conductual que se generan ante aquellas situaciones en las que las demandas ambientales superan los recursos del organismo. Cumple la función de potenciar el estado de activación del individuo para atender dichas demandas. Es decir, a más estrés podemos suponer que más y mejor atenderemos las demandas externas. Pues no es así, el estrés sostenido en el tiempo tiene efectos contrarios, como expresa la gráfica de los estudios de Yerkes-Dodson. En estos posts te ofrecemos algunos consejos para mantener a raya tu estrés: Cómo superar tu estrés y Estrés bueno, estrés malo.

Ladrón del tiempo 04:Desorganización personal.

Es otro de los ladrones estrella en todas las formaciones que hago. Hay que tomar conciencia del tiempo y la energía que se pierde en buscar constantemente la información no organizada. Te recomiendo ordenar tu mesa de trabajo, clasificar tu información y planificar con anterioridad la jornada. En este post, sobre el sistema GTD, te ofrezco unas pautas para organizar tu agenda de mejor manera.

Ladrón del tiempo 05:  Interrupciones.

Tienes que saber que no sólo pierdes el tiempo concreto en el que atiendes a la interrupción, también hay una merma de tiempo y energía en recuperar la concentración perdida en la tarea que estabas desarrollando antes de la misma. Si las interrupciones son constantes estás más tiempo recuperando la concentración perdida que trabajando al máximo. Ahora entiendes ¿verdad? días y días enteros con la sensación de no hacer nada. Bueno sí, has hecho algo… has estado recuperando tu concentración perdida constantemente. De nuevo, divide la jornada en bloques de 45 minutos y atiende, de manera única, las tareas en dichos bloques. Dedica alguno de esos bloques a las interrupciones.

Ladrón del tiempo 06: Mala formulación de objetivos y metas.

Es otro de los numerosos ladrones del tiempo. No tener bien especificados los objetivos, no agendarlos adecuadamente o tener objetivos poco motivantes, son solo algunas de las causas de tu baja productividad en este sentido. En este post te ofrezco algunos consejos al respecto: Método SMARTER.

Ladrón del tiempo 07: No tomar decisiones.

Esta situación es una fuente inagotable de alimento para tu estrés. Lo curioso es que para tomar decisiones necesitas reflexión e información. Cuánto más estrés menos capacidad cognitiva, menos capacidad para tomar decisiones y más se van acumulando… Consecuencia: más estrés. ¿Ves el circulo vicioso?  ¡Toma decisiones ya! Haz una lista y agenda un espacio para atender la toma de decisiones.

– Qué feliz te veo ¿qué tomas? ….
– Decisiones

Ladrón del tiempo 08:Cansancio y falta de concentración.

Descansa y duerme un mínimo de seis horas. Haz pausas entre tarea y tarea. Yo hago bloques de 45 minutos y un descanso de 5 minutos entre bloques. Cada dos bloques un descanso mayor de 15 a 20 minutos.

Ladrón del tiempo 09:Perfeccionismo.

Sé consciente que hay otras tareas que realizar. Planifica el día y, si da tiempo a terminar las tareas en tiempo y plazo y con la  perfección más absoluta, será magnífico. Si no, termina las tareas es un estado óptimo aunque no estén de diez. Lo mejor a veces es enemigo de lo bueno.

Ladrón del tiempo 10: No saber decir NO

Usa el no. No aceptes peticiones que no sean tu responsabilidad o que no te aporten nada. Hacerlo te hará perder mucho tiempo.

Ladrón del tiempo 11: Mala Comunicación

Comunícate y haz que se comuniquen eficientemente contigo. Es otro de los mayores ladrones del tiempo. Intenta ser objetivo cuando te comuniques y pide lo propio cuando lo hagan contigo. Haz las preguntas necesarias para entender ciento por ciento el mensaje. Es este post te ofrezco algunos consejos al respecto: Metamodelo del lenguaje

Ladrón del tiempo 12: Procrastinación

Aplazar tareas. Tendemos a realizar las tareas más odiosas al final de la jornada. Muchas de estas tareas son muy importantes y curiosamente las acometemos cuando más cansados estamos. El resultado, en muchas ocasiones, es que no las terminamos y tenemos que acometerlas al día siguiente, robándonos parte de la jornada.

Si tuvieras que correr una maratón ¿Cómo te gustaría que acabara? ¿Cuesta abajo o cuesta arriba? Pues eso, empieza el día con las tareas más tediosas y deja para el final de la jornada aquellas que te motivan y te aportan energía. Termina la jornada cuesta abajo.

Ladrón del tiempo 13: Reuniones Ineficientes

Estoy de acuerdo, son muy necesarias: ayudan a mantener la comunicación de las empresas, se trabaja en equipo y ayudan a tomar decisiones y solucionar problemas. De la misma forma, también roban mucho tiempo, sobre todo cuando no son productivas. Te doy algunos consejos al respecto:

• Reducir el número de reuniones. Hacer sólo las necesarias.
• Definir previamente los objetivos de la reunión.
• Dotar de tiempo a cada uno de los objetivos. Ser rigurosos en la planificación.
• Empezar con los objetivos más importante y urgentes
• Definir roles. Una persona que se ocupe de llevar de nuevo la atención a los objetivos de la reunión cuando la conversación se disperse, otra persona para apuntar las reflexiones y posibles situaciones para otras reuniones.
• Terminar con las conclusiones, planes de acción,  responsabilidades y plazos para cada persona.
• Haz clic aquí para leer más en este post: CÓMO GESTIONAR REUNIONES ALTAMENTE EFICIENTES

Estos son sólo algunos de los ladrones de tiempo que me he encontrado con más frecuencia. Si tú tienes otros, estaré encantado de que los compartas a través de algún comentario. Pongamos a raya, entre todos, a los ladrones del tiempo.

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